Wie sich digitale Kommunikationsprozesse automatisieren und sicherer gestalten lassen – Nachlese zum levigo IT-Stammtisch

Die Digitale Kommunikation ist nicht erst seit Beginn der Corona-Pandemie zum Grundpfeiler unserer täglichen Arbeit geworden, wird aber sehr wohl durch Homeoffice und Kontaktbeschränkungen forciert. Was bisher oft noch auf dem „kleinen Dienstweg“ möglich war und kurz in Papierform ausgetauscht werden konnte, muss heute zunehmend durch digitale Prozesse ersetzt werden. Und diese Prozesse haben so ihre Tücken …

Das machte auch Tobias Burkhart von der Cryptshare AG klar, den wir am 27.04.2021 als Gastreferent zu unserem virtuellen IT-Stammtisch – dem levigo Trachtendienstag – eingeladen hatten. In seinem Implusvortrag wies er darauf hin, dass wir nicht nur mit sehr vielen unterschiedlichen Parteien kommunizieren – ob Kunde, Partner, Lieferant, Patient, Interessent oder Mitarbeiter – sondern bei der Wahl geeigneter Kommunikationswege immer auch berücksichtigen müssen, welche Art von Daten oder Dokumenten wir versenden, wie wir diese Daten sinnvoll schützen können und nicht zuletzt auch: Wie der Kommunikationspartner antworten kann.

Die digitale Kommunikation hat viele Vorteile

So ermöglicht sie etwa eine bessere Nachvollziehbarkeit und Dokumentation von Prozessen und Kommunikationswegen. Allerdings ist es in vielen Bereichen notwendig, dass hierzu die bisherige Papierkommunikation erst einmal auf digitale Medien umgestellt wird. Dabei ist es jedoch ratsam, auch gleich die damit verbundenen Prozesse zu hinterfragen und ggf. neu zu strukturieren. Nur selten macht es Sinn, bisherige Prozesse eins zu eins in digitaler Form abzubilden. Meist lassen sich bei der Digitalisierung von Prozessen und Kommunikationswegen deutlich einfachere und kürzere Wege finden und viele Arbeitsschritte können automatisiert werden oder entfallen ganz.

Bisherige Kommunikationsprozesse müssen angepasst werden

Für den unternehmensweiten Einsatz digitaler Kommunikationswege ist es also keineswegs ausreichend, Chat und E-Mail einzurichten. Und auch mit einer reinen E-Mailverschlüsselung ist der Kommunikationssicherheit noch lange nicht genüge getan. Hier schlummern Herausforderungen und Chancen, die mithilfe eines Digitalisierungspartners analysiert und umgesetzt werden können.

Studien zufolge bevorzugt ein Großteil aller Kunden und Interessenten heute den Austausch von Angeboten und Verträgen per E-Mail. Solche Dokumente enthalten jedoch oft sensible Informationen und personenbezogene Daten oder wettbewerbsrelevante Inhalte und sollten deshalb nicht nur schnell und bequem, sondern vor allem sicher beim Empfänger ankommen.

Auch der Kontakt zu Ämtern und Behörden läuft mittlerweile zu 60% über digitale Kanäle. Und: Immer mehr Anwender nutzen hierfür ein Smartphone oder Tablet, nur im B2B-Umfeld hat der klassische PC als Endgerät bis dato noch die Nase vorn. Digitale Inhalte müssen also auf allen Endgeräten gleichermaßen komfortabel funktionieren.

Digitalisierte Kommunikationsprozesse sind keine Übergangslösung

Eines jedoch zeigt sich sehr deutlich: Die Lösungen, die jetzt für eine sichere, digitale Kommunikation gesucht werden, sind keine Übergangslösungen. Solche Kommunikationswege werden uns auch über die Corona-Pandemie hinaus erhalten bleiben. Deshalb lohnt es sich, hier in nachhaltige digitale Prozesse und Lösungen zu investieren und bisherige Prozesse zu überdenken und anzupassen.

Viele dieser Kommunikationsprozesse können zudem automatisiert werden, was nicht nur die Abwicklung im Alltag erleichtert, sondern auch die Sicherheit erhöht und für eine zuverlässigere Nutzung von Verschlüsselungstechnologien sorgt. So bietet es sich beispielsweise an, für wiederkehrende Kommunikation eine dauerhafte, verschlüsselte Verbindung einzurichten – etwa für den Austausch von Produktinformationen zwischen Hersteller und Händler, den Versand von Gehaltsabrechnungen, oder für Angebot, Aufträge oder Rechnungen an Kunden und Interessenten Hier bietet der verschlüsselte Übertragungsweg zudem den Vorteil der Manipulationssicherheit des Abrufnachweises.

Mit Hilfe von E-Mail Klassifizierung haben Unternehmen zudem die Möglichkeit, verbindliche Sicherheitsvorgaben für den Einsatz von Verschlüsselungstechnologien zu machen. So kann für jeden Arbeitsplatz individuell festgelegt werden, welche Informationen grundsätzlich über einen Verschlüsselungsserver verschickt werden müssen.

Live-Demo: So einfach lässt sich Cryptshare im Alltag nutzen

Bei den anwesenden Teilnehmern in der Videokonferenz hatte Tobias Burkhart mit seinen Anwendungsbeispielen jedenfalls einen Nerv getroffen, weshalb die Mehrheit sich auch noch für eine kurze Live-Demo der Cryptshare-Software aussprach. Hier konnte man Cryptshare einmal aus Sicht des Anwenders kennenlernen und miterleben, wie zuverlässig und komfortabel sich die Verschlüsselungstechnologie im Alltag nutzen lässt. Auch für Empfänger stellt der Abruf einer verschlüsselten Nachricht keinen nennenswerten Mehraufwand dar, denn über die verlinkte WebApp kann der Empfänger nicht nur die bereitgestellte Datei herunterladen, sondern auch direkt an den Absender antworten.

Nach dieser doch recht eindrucksvollen Informationsvielfalt hatten die Gäste natürlich noch einige Fragen an unseren Referenten, etwa was die Archivierung von verschlüsselten Mails betrifft oder mögliche Phishingversuche mit Cryptshare-Benachrichtigungen (keine Bange: bisher sind keine solche Betrugsversuche bekannt und Cryptshare-Benachrichtigungen können anhand verschiedener Merkmale sehr gut identifiziert werden). Aber auch andere Themen wurden in der anschließenden Diskussionsrunde besprochen – ganz im Sinne der Tradition als IT-Stammtisch.

Die levigo Trachtendienstag Gruppe auf LinkedIn

Natürlich darf und soll der Austausch auch über den Trachtendienstag hinaus noch fortgesetzt werden. Hierzu haben wir eigens eine LinkedIn Gruppe eingerichtet, zu der wir Sie herzlich einladen. Auch wenn Sie beim letzten Trachtendienstag nicht dabei sein konnten, dürfen Sie gerne in der Gruppe mitdiskutieren und Ihre Fragen stellen oder von eigenen Erfahrungen berichten.

Wir freuen uns auf jeden Fall von Ihnen zu hören – und auf den nächsten IT-Stammtisch am 29.06.2021.

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